Comment organiser un évènement ? (mariage, anniversaire...)

Organiser un événement implique une planification méticuleuse et la coordination de plusieurs éléments clés. Voici un guide détaillé qui couvre les étapes essentielles, y compris la recherche du bon traiteur pour tout type d’événement.

Fixer une date :

Le choix de la date est crucial pour la réussite de votre événement. Tenez compte des disponibilités de vos convives, des périodes de l’année chargées, et assurez-vous d’éviter les conflits avec d’autres événements du secteur. Une fois la date définie, vous pourrez passer à la planification détaillée.

Trouver un lieu :

Sélectionnez un lieu qui correspond à la nature de votre événement et qui puisse accueillir le nombre attendu de participants. Prenez en compte la localisation, les équipements disponibles, et assurez-vous que l’espace est adapté au programme de l’événement. N’oubliez pas de vérifier la disponibilité du lieu à la date choisie.

Déterminer le nombre de participants :

Avoir une estimation réaliste du nombre de participants est essentiel pour la planification logistique. Cela influencera le choix du lieu, la quantité de nourriture et de boissons à prévoir, ainsi que d’autres détails logistiques.

Vous pourrez dans un premier temps donner une première estimation du nombre d’invités au traiteur et lui confirmer définitivement quelques jours avant la date de votre événement.

Envoyer les invitations :

Une fois la date, le lieu, et le nombre de participants confirmés, envoyez les invitations. Utilisez des moyens efficaces de communication, tels que des invitations électroniques, et assurez-vous d’inclure toutes les informations pertinentes, y compris les détails de l’événement et les instructions spécifiques.

Trouver le Bon Traiteur :

La sélection d’un traiteur approprié est cruciale pour garantir une expérience culinaire exceptionnelle.
Vous pouvez consulter notre rubrique Comment choisir un traiteur ? ou bien comparer dès maintenant 4 traiteurs de votre région :

En suivant ces étapes, de la fixation de la date à la sélection du traiteur, vous vous assurez la plus grande réussite de votre événement. La planification minutieuse, la communication efficace et le choix de partenaires fiables contribueront à créer une expérience mémorable pour vos participants. Restez flexible pour faire face aux imprévus et assurez-vous de coordonner tous les détails pour que votre événement soit un véritable succès.

Mariage

Un mariage est l’événement sur lequel il faut anticiper le plus !

Généralement prévus durant la période estivale, et donc sur un nombre de week end limité, les mariages rassemblent plusieurs dizaines, voire centaines de convives ; il est donc indispensable d’anticiper chaque choix de prestataire.Commencez par fixer la date avec la mairie, choisissez le lieu qui vous conviendra le mieux et lancez votre recherche de traiteurs. Il vous suffira ensuite de peaufiner les détails de l’organisation : décoration, DJ, fleuriste,photographe…

Événement d’entreprise

Organiser un événement d’entreprise implique une planification méticuleuse et la coordination de plusieurs éléments clés. Qu’il s’agisse d’un cocktail, d’un buffet, d’un repas de fin d’année ou d’un barbecue entre collègues, plus vous serez nombreux et plus il sera important d’anticiper l’organisation de votre évènement.

Les plateaux repas en revanche sont souvent commandés seulement quelques jours à l’avance.

Anniversaire

Comme pour tout évènement, il vous faudra fixer une date qui permette à l’ensemble de vos invités de pouvoir répondre présents et de déterminer un lieu adapté à votre thème et le nombre de convives.

Il vous suffira ensuite de sélectionner votre traiteur et de choisir le repas qui correspond le mieux à vos attentes (cocktail, buffet, plat unique...) et à votre budget.

Autres évènements

Pot de départ, baptême, pot de thèse, inauguration, vernissage…quelle que soit l’occasion, l’organisation de votre événement nécessite de fixer la date, le lieu et de sélectionner le traiteur adéquat.

L’anticipation sera fonction du nombre de convives prévues à l’évènement et dépendra également de la période : attention au mois d’août où certains traiteurs ne seront pas disponibles et durant les fêtes de fin d’année pendant lesquelles les traiteurs pourront manquer de disponibilité.